Панель управления и Профиль

После входа в TimLink CRM вы попадаете на главную панель управления (Dashboard). Здесь отображается краткая сводка всей активности: открытые задачи, неоплаченные счета, новые лиды и последние тикеты. Используйте боковое меню для навигации по разделам системы.

Для изменения личных данных, пароля или настроек уведомлений кликните на свое имя или аватар в правом верхнем углу экрана и выберите "Мой профиль". В профиле вы также можете настроить подпись для электронных писем и выбрать язык интерфейса.

Клиенты: Создание и управление

В TimLink CRM существует важное разделение: Клиент — это профиль компании (юридического или физического лица), а Контакты — это конкретные люди, которые работают в этой компании и имеют доступ к порталу.

Новый клиент

Для создания профиля компании перейдите в раздел Клиенты и нажмите "Новый клиент".

• Вкладка Профиль клиента: здесь указываются основные данные для счетов: Название компании, НДС (VAT), номер телефона, веб-сайт.
• Вкладка Биллинг и Доставка (Billing & Shipping): Укажите юридический адрес и адрес доставки. Эти данные будут автоматически подставляться во все выставляемые счета и сметы.
• Базовая валюта: Если клиент работает в валюте, отличной от валюты вашей системы по умолчанию, вы можете задать ее здесь. Все счета для этого клиента будут формироваться именно в этой валюте.
• Группы клиентов: Вы можете присваивать клиентам теги/группы (например, "VIP", "Оптовик"), чтобы потом удобно фильтровать отчеты.

Новый контакт с клиентом

После создания профиля компании, вам необходимо добавить туда контактных лиц. Без контактов клиент не сможет войти в Клиентский портал.

• Внутри профиля клиента перейдите на вкладку Контакты и нажмите "Новый контакт".
• Укажите Имя, Фамилию и Email (он будет логином для входа).
• Разрешения (Permissions): Для каждого контакта вы можете детально настроить права доступа. Например, бухгалтер компании должен видеть только Счета и Сметы, а менеджер проектов — только Проекты и Тикеты поддержки. Отмечайте нужные галочки.
• Пароль: Вы можете задать пароль вручную или использовать автогенератор. Обязательно поставьте галочку "Отправить письмо SET PASSWORD", чтобы клиент сам установил себе пароль по защищенной ссылке.

Отправка предложения клиенту или потенциальному покупателю

Коммерческие предложения (Proposals) — это мощный инструмент продаж. Вы можете создать красивое предложение прямо в CRM и отправить его клиенту.

• Перейдите на вкладку Предложения в профиле клиента (или в основном меню Продажи -> Предложения).
• Нажмите "Новое предложение", выберите шаблон или напишите текст с помощью редактора, добавьте таблицу с ценами на услуги.
• Отправьте предложение на email. В CRM вы сможете отслеживать статус: открыл ли клиент письмо, принял предложение или отклонил.
• Принятое предложение можно в один клик конвертировать в Счет или Смету.

Регистрация клиентов

Вы можете позволить клиентам самостоятельно регистрироваться на вашем портале.

• Перейдите в Настройки -> Настройки -> Клиенты.
• Включите опцию "Разрешить клиентам регистрироваться". При необходимости включите требование обязательного подтверждения регистрации администратором.
• На странице входа в Клиентский портал появится кнопка "Регистрация".

Администраторы клиентов

Если у вас работает несколько менеджеров по продажам, вы можете закрепить каждого за своими клиентами.

• В профиле клиента найдите поле "Администраторы клиента" и выберите нужных сотрудников.
• Теперь эти сотрудники будут получать все уведомления об активности данного клиента (оплата счета, новый тикет, подписание договора).
• В настройках ролей вы можете ограничить права менеджера так, чтобы он видел в CRM только тех клиентов, администратором которых он является.

Отчеты

Раздел Отчеты -> Отчеты по клиентам предоставляет исчерпывающую аналитику. Вы можете посмотреть, кто из клиентов приносит больше всего прибыли, сколько счетов не оплачено, и какова конверсия по каждому клиенту.

Экспорт счетов/расчетов/платежей клиентов в ZIP

Полезная функция для бухгалтерии и аудита. В профиле клиента (в самом верху или в разделе файлов) есть кнопка Экспорт в ZIP. Система автоматически соберет все выставленные счета, сметы и квитанции об оплате за выбранный период и скачает их в одном удобном архиве.

Продажи и Финансовый учет

Модуль продаж в TimLink CRM полностью закрывает потребности бизнеса в биллинге: от первого коммерческого предложения до получения оплаты.

Счета (Invoices)

Счета — это финальный документ для получения оплаты. Раздел Продажи -> Счета.

• При создании счета выберите клиента — все реквизиты (адреса, валюта) подставятся автоматически.
• Счета могут иметь статусы: Неоплачен, Частично оплачен, Оплачен, Просрочен, Отменен.
• В счет можно добавлять разовые скидки (в процентах или фиксированной сумме) и налоги (например, НДС 12%).
• После сохранения счета вы можете отправить его клиенту на почту. К письму автоматически прикрепится PDF-версия счета.
• При получении оплаты наличными или на расчетный счет, откройте счет и нажмите кнопку "Добавить платеж" (Record Payment).

Регулярные счета (Recurring Invoices)

Идеально для компаний, взимающих абонентскую плату (хостинг, аренда, техподдержка).

• Создайте счет и найдите поле "Повторяющийся счет".
• Выберите цикл: раз в месяц, раз в квартал, раз в год и т.д.
• CRM будет автоматически создавать копию этого счета в заданный день и отправлять его клиенту без вашего участия.

Оценки / Сметы (Estimates)

Сметы используются для предварительного согласования стоимости работ с клиентом (Раздел Продажи -> Оценки).

• После отправки сметы клиент может нажать кнопку "Принять" или "Отклонить" прямо в письме или на клиентском портале.
• Если клиент принял смету, Верху документа появится кнопка "Конвертировать в счет". Один клик — и счет готов.

Предложения (Proposals)

В отличие от смет (которые представляют собой просто таблицу с ценами), Предложения позволяют создавать полноценные презентационные документы с текстом, изображениями и дизайном, используя встроенный WYSIWYG редактор.

Добавление товаров/продуктов

Чтобы не заполнять названия услуг и цены в счетах каждый раз вручную, добавьте вашу номенклатуру в раздел Продажи -> Товары (Items). Вы можете указать название, описание (которое пойдет в счет), ставку налога и базовую цену. В дальнейшем при выставлении счета просто выбирайте товар из выпадающего списка.

Подписки (Subscriptions)

Модуль Подписок работает в тесной связке со Stripe. Он позволяет не просто выставлять регулярные счета, а автоматически списывать деньги с карты клиента каждый месяц по модели подписки (как Netflix или Spotify).

Способы оплаты

Клиенты могут оплачивать счета прямо из клиентского портала.

• Перейдите в Настройки -> Настройки -> Платежные шлюзы.
• Вы можете включить онлайн-эквайринг (Stripe, PayPal, 2Checkout и др.), Ведя API ключи от вашего банка или платежной системы.
• Также доступен оффлайн метод "Банковский перевод". Вы можете прописать туда реквизиты вашего ИП или ТОО, и они будут отображаться на счете.

Общие настройки и Валюты

В Настройки -> Валюты вы задаете базовую валюту системы. В Настройки -> Настройки -> Финансы настраивается формат номеров (например, INV-00001), префиксы для смет (EST-), форматы PDF (A4), а также условия оплаты по умолчанию (например, "Оплатить в течение 7 дней").

Проекты и Задачи

Модуль проектов позволяет объединить задачи, файлы, обсуждения и учет времени по конкретному заказу или клиенту в одном месте.

Новый проект

Для создания перейдите в Проекты -> Новый проект. Важным параметром является "Тип биллинга" (Billing Type):

• Фиксированная стоимость: проект имеет единую цену (например, $1000).
• По часам проекта: каждый час работы над проектом стоит определенную сумму.
• По часам задач: каждая задача внутри проекта имеет свою почасовую ставку (например, дизайн - $50/час, разработка - $80/час).

Добавить новый статус проекта

По умолчанию проекты имеют статусы "В процессе", "Завершен", "Отменен" и т.д. Если вам нужен уникальный бизнес-процесс, перейдите в Настройки -> Статусы проектов и добавьте свой статус (например, "Ожидает согласования клиента") и выберите для него цвет.

Табели учета рабочего времени (Timesheets)

CRM позволяет вести строгий учет времени сотрудников.

• Сотрудник может открыть задачу и нажать зеленую кнопку "Начать таймер". При завершении работы таймер останавливается, и время записывается в табель.
• Также сотрудники могут добавлять время вручную на вкладке "Учет времени" (Timesheets) внутри проекта, указывая дату, количество часов и описание проделанной работы.

Запретить участникам проекта видеть все задачи проекта

При добавлении сотрудников в проект вы можете разграничить права видимости. В настройках проекта поставьте галочку "Показывать сотрудникам только те задачи, на которые они назначены". Это полезно, чтобы, например, дизайнер не отвлекался на задачи бухгалтера.

Проект выставления счетов (Биллинг проектов)

По завершении проекта (или его этапа) вы можете выставить счет клиенту за проделанную работу. В профиле проекта нажмите кнопку "Выставить счет" (Invoice Project). CRM автоматически соберет все зафиксированные часы по табелям (timesheets) и расходы, привязанные к проекту, и сформирует готовый счет на оплату.

Обзор финансов и Закрепить проекты

Если проект важен, нажмите иконку "булавки" (Pin) рядом с его названием, чтобы он закрепился в самом верху вашей панели управления (Dashboard).
На вкладке Обзор (Overview) внутри проекта доступна полная финансовая статистика: сколько часов потрачено, сколько из них выставлено в счета, сумма общих затрат на проект и итоговая рентабельность.

Задачи (Tasks)

Задачи могут существовать как внутри проектов, так и отдельно (как личные дела или мелкие поручения).

Создать новую задачу

Перейдите в раздел Задачи -> Новая задача. Укажите название, исполнителя (можно назначить нескольких), приоритет (Низкий, Средний, Срочный) и крайний срок выполнения. Внутри задачи можно прикреплять файлы, оставлять комментарии и создавать чек-листы (подзадачи).

Повторяющиеся задачи

Если у вас есть рутина (например, "Проверка серверов" каждую пятницу), при создании задачи выберите опцию "Повторяющаяся" (Recurring). Установите интервал (каждые 1 недели). Как только вы закроете текущую задачу, CRM автоматически создаст новую с новым дедлайном.

Добавить новый статус задачи

Для настройки Kanban-доски под себя, перейдите в Настройки -> Задачи. Вы можете создать любые колонки/статусы: "Бэклог", "Тестирование", "На ревью".

Привязка задачи к функциям

Поле "Связь с..." (Related to) делает задачи мощным инструментом. Вы можете привязать задачу к Клиенту, Смету, Лиду, Тикету или Счету. Например, привязав задачу к Лиду, вы будете видеть ее прямо в карточке лида и не забудете ему перезвонить.

Поддержка по билетам (Тикеты)

Система тикетов позволяет упорядочить все обращения клиентов, гарантируя, что ни один вопрос не останется без ответа.

Отделы и Сервисы по работе с заявками

Перед началом работы настройте структуру поддержки.

• Отделы (Departments): (Настройки -> Поддержка -> Отделы). Например: Техподдержка, Бухгалтерия, Отдел продаж. Тикеты маршрутизируются в нужный отдел. Вы можете ограничить доступ сотрудников: сотрудник бухгалтерии не будет видеть тикеты техподдержки.
• Сервисы (Services): (Настройки -> Поддержка -> Сервисы). Это классификация проблемы (Установка, Баг, Вопрос по счету, Доставка).

Пересылка заявок по электронной почте (Автоматический импорт заявок)

Вам не обязательно заставлять клиентов писать в портал. Они могут просто отправить письмо на ваш адрес (например, support@timlink.kz), и CRM сама создаст тикет.

• Перейдите в Настройки -> Поддержка -> Отделы.
• Отредактируйте нужный отдел и заполните блок IMAP настроек (логин, пароль, сервер вашего почтового ящика).
• CRM будет по Cron-расписанию (раз в несколько минут) проверять почту. Каждое новое письмо будет становиться новым тикетом. Ответы клиента на это письмо будут прикрепляться в историю тикета.

Настройка формы заявки (Web to Ticket)

Вы можете получать заявки прямо со своего публичного сайта. В разделе Поддержка -> Форма тикетов можно сгенерировать готовый HTML iframe код и вставить его на сайт. Пользователь заполняет форму — в CRM создается тикет.

Автоматическое закрытие заявок

Часто клиенты забывают ответить, что проблема решена. В Настройки -> Настройки -> Поддержка укажите "Автоматически закрывать тикеты после (часов)" (например, 72 часа). CRM сама переведет неактивные тикеты в статус "Закрыто".

Шаблоны электронных писем и Допустимые расширения файлов

Вы можете заранее создать текстовые заготовки ("Предопределенные ответы" в разделе Поддержка), чтобы сотрудники могли отвечать на типовые вопросы в один клик.
В общих настройках CRM (Настройки -> Настройки -> Общие) вы можете указать "Допустимые расширения файлов", чтобы запретить клиентам загружать исполняемые файлы (например, .exe) и разрешить только .pdf, .jpg, .zip для безопасности.

Лиды (Потенциальные клиенты)

Лиды (Leads) — это контакты, которые проявили интерес к вашим услугам, но еще не совершили покупку. Работа с лидами происходит в удобном формате Kanban-доски.

Создание потенциального клиента и Источники

Вы можете добавить лид вручную кнопкой "Новый лид". Очень важно правильно настроить Статусы лидов (Новый, Взят в работу, Переговоры) и Источники лидов (Настройки -> Лиды -> Источники), например: Instagram, Рефералка, Холодный обзвон. Это позволит вам строить точные маркетинговые отчеты.

Настройка веб-формы для привлечения потенциальных клиентов

Вместо ручного Вода, собирайте лиды автоматически.

• Перейдите в Лиды -> Веб формы. Нажмите "Новая форма".
• Соберите форму в визуальном конструкторе (перетаскивайте поля Имя, Телефон, Комментарий).
• Система выдаст вам iframe код. Вставьте его на ваш Landing Page. Как только посетитель заполняет форму, лид мгновенно появляется на вашей Kanban-доске и назначается ответственному менеджеру.

Импорт потенциальных клиентов из WordPress (Contact Form 7)

Если у вас уже есть формы на базе WordPress CF7, вы можете интегрировать их с CRM без программирования с помощью плагинов интеграции или настроив передачу POST-запроса через Webhook прямо в URL вашей CRM-формы.

Интеграция с электронной почтой потенциальных клиентов

Как и с тикетами поддержки, вы можете настроить почтовый ящик (например, sales@timlink.kz). Письма, отправленные на этот адрес потенциальными клиентами, будут автоматически импортироваться и создавать новые карточки лидов. Настройка производится в Настройки -> Лиды -> Интеграция Email.

Отправка предложения и Преобразование лида в клиента

В карточке лида вы можете создавать задачи, писать заметки и отправлять Предложения (Proposals) прямо из CRM. Как только лид соглашается на сделку, нажмите зеленую кнопку "Преобразовать в клиента" (Convert to Customer). Система создаст профиль клиента, перенеся туда все контакты, файлы и историю переписки, а сам лид получит статус "Конвертирован".

Расходы

Модуль расходов помогает отслеживать издержки бизнеса и рассчитывать чистую прибыль.

Учет расходов и Отчеты о расходах

Для фиксации затрат перейдите в Расходы -> Новый расход. Обязательно укажите Категорию (Топливо, Аренда, Зарплата). Вы можете прикрепить скан или фото чека к карточке расхода. Аналитику расходов можно детально изучить в графиках раздела Отчеты -> Отчеты о расходах.

Расходы, подлежащие вычету, и преобразование в счет-фактуру (Billable Expenses)

Уникальная функция для агентств и сервисных компаний. Если вы купили что-то за свой счет, но платит клиент (например, купили домен для сайта клиента или оплатили билеты на самолет для командировки):

• При создании расхода поставьте галочку "Подлежит оплате клиентом" (Billable) и выберите Клиента/Проект.
• Позже, при открытии этого расхода, появится кнопка "Преобразовать в счет".
• Также, если вы создаете новый счет этому клиенту, CRM сама предложит добавить в этот счет все неоплаченные "расходы, подлежащие вычету".

Создание повторяющихся расходов

Для фиксированных ежемесячных затрат (аренда офиса, оплата подписки на CRM, интернет) при создании расхода выберите параметр "Повторяющийся". Система будет автоматически создавать копию расхода раз в месяц/год.

Контракты (Договоры)

Организация и контроль всех договоров с клиентами.

Новый договор и Шаблоны договоров

Для ускорения работы сначала создайте Шаблоны договоров (Настройки -> Шаблоны договоров), вставив туда стандартный юридический текст.

При переходе в Контракты -> Новый договор, выберите клиента, укажите сумму договора и даты действия. При редактировании выберите шаблон, и текст заполнится автоматически. Договор можно отправить клиенту для подписания цифровой подписью.

Уведомление об истечении срока и Продление договора

TimLink CRM заботится о том, чтобы вы не забыли пролонгировать договоры с клиентами.

• В настройках системы можно активировать Cron-уведомления об истечении контрактов (например, за 14 и за 7 дней до конца срока). Письмо получит менеджер и, по желанию, сам клиент.
• Когда договор закончился, вам не нужно создавать его с нуля. Просто откройте контракт и нажмите кнопку "Продлить" (Renew). Сохранится история всех предыдущих продлений (Renewal History), а даты сдвинутся на новый срок.

База знаний

Грамотно заполненная База знаний позволяет клиентам самим находить ответы на вопросы, сильно снижая нагрузку на службу поддержки.

Новая статья и Новая группа в базе знаний

Материалы в базе организованы по папкам (группам). Сначала перейдите в раздел База знаний -> Группы и создайте категорию (например, "Инструкции по настройке"). Затем нажимайте "Новая статья". В редакторе напишите инструкцию. При создании статьи вы можете выбрать, будет ли она внутренней (видна только сотрудникам) или публичной (видна клиентам в портале).

Отключение базы знаний

Если вы не планируете использовать этот функционал, вы можете полностью скрыть его от клиентов. Перейдите в Настройки -> Настройки -> Клиенты и отключите соответствующий модуль.

Опросы (Surveys)

Модуль опросов (анкетирования) позволяет собирать фидбек от клиентов, измерять NPS или проводить исследования.

Создание почтовых списков и Пользовательские поля

Перед тем как отправить опрос, нужно собрать аудиторию. Перейдите в Опросы -> Почтовые списки.

• Вы можете загрузить список email адресов вручную или использовать инструмент импорта существующих клиентов CRM.
• Добавление пользовательских полей: Если вам нужно хранить в списке не только Email, но и "Город" или "Должность", добавьте кастомные поля прямо в настройках почтового списка.

Новый опрос, Вопросы и Отправка

Перейдите в Опросы -> Новый опрос.

• Укажите название опроса, описание и текст благодарности после завершения.
• Новые вопросы: Перейдите на вкладку "Вопросы" в опросе. Вы можете добавлять текстовые поля для развернутых ответов, чекбоксы (несколько вариантов) или радио-кнопки (один вариант).
• Отправка опроса в почтовые списки: Когда опрос готов, перейдите на вкладку "Отправить". Выберите ваш Почтовый список. CRM автоматически разошлет письма со ссылкой на уникальную страницу опроса.

Просмотр результатов опроса

Возвращайтесь в опрос по мере того, как клиенты его проходят. На вкладке "Результаты" вы увидите наглядные графики (pie charts) с процентным распределением ответов, а также детальную выгрузку индивидуальных ответов каждого участника.

Настройка электронной почты и шаблоны

Правильная настройка электронной почты является критически важной для полноценной работы TimLink CRM, так как система регулярно отправляет уведомления, счета, сметы и ответы на тикеты вашим клиентам и сотрудникам.

Настройка электронной почты (SMTP)

Чтобы система могла отправлять электронные письма, вам необходимо настроить параметры SMTP-сервера. По умолчанию письма отправляются через PHP Mail, но мы настоятельно рекомендуем использовать SMTP для надежности доставки (чтобы письма не попадали в спам).

• Перейдите в Настройки -> Настройки -> Электронная почта (Setup -> Settings -> Email).
• Mail Engine: Выберите SMTP.
• Email Protocol: Оставьте пустым, либо выберите SSL или TLS (зависит от вашего почтового провайдера).
• SMTP Хост: Укажите адрес сервера (например, smtp.gmail.com или smtp.yandex.ru).
• SMTP Порт: Обычно 465 (для SSL) или 587 (для TLS).
• Имя пользователя SMTP: Обычно это ваш полный email адрес.
• Пароль SMTP: Пароль от вашей почты. Важно: если вы используете Gmail или Office365 с двухфакторной аутентификацией, вам нужно создать "Пароль приложения" (App Password) в настройках вашего Google/Microsoft аккаунта и вставить его сюда.
• От имени (Email): Укажите email, который клиенты будут видеть как адрес отправителя.
• Скрытая копия всех писем (BCC All Emails To): Вы можете указать здесь свой email, если хотите получать скрытую копию абсолютно всех писем, отправляемых из CRM.
• Подпись (Email Signature): Добавьте HTML подпись вашей компании. Она будет автоматически добавляться в конец писем (где используется тег {email_signature}).

Обязательно: После Вода данных прокрутите страницу вниз и используйте поле "Отправить тестовое письмо" (Send Test Email). Если вы увидите сообщение об успешной отправке и получите письмо, настройка завершена.

Очередь писем (Email Queue)

Отправка писем напрямую через SMTP может занимать 2-3 секунды. Если вы выставляете счет и отправляете его, страница "зависнет" на пару секунд, пока письмо не уйдет. Чтобы сделать работу в CRM мгновенной, рекомендуется включить "Очередь писем".

• Перейдите в Настройки -> Настройки -> Электронная почта.
• Включите опцию "Включить очередь писем" (Enable Email Queue).
• Теперь все письма будут моментально сохраняться в базу данных, а отправляться будут в фоновом режиме по расписанию Cron-задачи (каждые несколько минут).
• Требование: Для работы очереди писем у вас на сервере должен быть правильно настроен Cron Job.
• Вы можете просматривать ожидающие отправки письма или очищать очередь в меню Утилиты -> Очередь писем.

Шаблоны электронных писем

TimLink CRM содержит готовые шаблоны для всех системных уведомлений. Они сгруппированы по категориям: Счета, Тикеты, Задачи и т.д.

• Перейдите в Настройки -> Шаблоны писем (Setup -> Email Templates).
• Редактирование: Нажмите на название шаблона (например, "Invoice Send to Customer"). В открывшемся WYSIWYG редакторе вы можете изменить HTML код, форматирование, вставить логотип и поменять текст.
• Мультиязычность: Если вы используете несколько языков, вы можете перевести шаблоны. CRM автоматически отправит письмо на языке клиента, который указан в его профиле.
• Отключение шаблона: Если вы не хотите, чтобы CRM отправляла определенный тип уведомлений (например, о назначении задачи), откройте шаблон и поставьте галочку "Отключить это письмо" (Disable this email to be sent).
• Переменные поля (Merge Fields): Самая важная часть шаблонов. Справа от редактора находится список доступных тегов (например, {client_company}, {invoice_link}, {invoice_due_date}). Просто кликните по тегу, чтобы скопировать его, и вставьте в текст. Обратите внимание: переменные зависят от контекста! Теги для счетов не будут работать в шаблонах для тикетов. Используйте только те переменные, которые показаны справа для конкретного шаблона.